Como organizar una carrera popular: 7 claves para un evento de éxito

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En los últimos años las carreras populares se han convertido en un fenómeno que apasiona a cada vez más gente por su formato simple y por estar al alcance de cualquiera.

Si estás pensando en organizar una carrera popular, te habrás dado cuenta de que son muchos los aspectos que hay que considerar para que no haya contratiempos. ¿Cuáles son los pasos a seguir para asegurarnos un evento exitoso? Aquí te facilitamos una pequeña guía que te ayudará a organizarla.

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1) ¿Qué tipos de carrera popular existen?

Hay diferentes opciones. Normalmente una carrera popular se desarrolla en un entorno urbano, sobre superficie asfaltada, y cuenta con una distancia de entre 1 y 12 kilómetros. Aunque la distancia del recorrido puede establecerse según lo que considere el organizador, las más comunes son las carreras de 5km y 10km. Estas carreras permiten a los participantes acercarse al mundo del running o ponerse a prueba con una distancia un poco más considerable como es la de 10km.

Para estos dos tipos de carreras populares la organización es más sencilla, sobre todo si la sede es una ciudad pequeña. Por esa razón los costes asociados son más reducidos. Las carreras de 5km son más adecuadas para eventos solidarios y corredores principiantes de cualquier edad que quieran acercarse a este deporte.

Por el contrario, son menos atractivas para los runners más experimentados, que al querer mejorar sus marcas, buscarán una carrera de 10 o más kilómetros. Estas se dirigen a corredores que tengan una mayor experiencia en este deporte y es menos recomendable para eventos recreativos o benéficos.

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2) ¿Cuál es tu objetivo?

Antes de nada, plantéate la siguiente pregunta: ¿por qué quieres organizar una carrera popular? Deberás tener claro si tu objetivo es:

  • sacar rentabilidad económica de tu carrera
  • generar impacto

Si quieres que tu carrera sea fuente de negocio, tendrás que considerar sobre todo la capacidad para captar inscriptos, la capacidad de contactar con proveedores y los patrocinios o colaboraciones que serás capaz de llevar a cabo. Recuerda que los costes relacionados con una carrera son importantes y tendrás que asegurarte en este caso su rentabilidad.

Si tu objetivo es generar notoriedad de marca o trabajar con clientes específicos, deberás preocuparte de cubrir los costes previstos. Para ello deberás valorar qué tipo de carrera elegir: si 5km, 10km o ambas, y desde ahí definir las categorías previstas: Junior, Promesa, Senior, Veteranos (esta categoría debería tener distinciones cada 10 años de edad).

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3) Donde, cómo y cuando

Para organizar una carrera tendrás que contar con la colaboración del Ayuntamiento de la ciudad o del municipio. Primero, porque para establecer una fecha necesitarás saber cuáles son los eventos ya previstos; y segundo, porque necesitarás permisos, recursos, servicios médicos y de seguridad, etc. Además, la colaboración del ayuntamiento te ayudará a conseguir más usuarios.

4) Permisos, servicios y seguros

Como ya hemos señalado anteriormente, en las carreras populares es imprescindible obtener los permisos necesarios por parte del Ayuntamiento, ya que es un evento que suele realizarse en terreno público. Es necesario organizarlo con tiempo para solicitar los permisos, ya que cada Ayuntamiento/Municipio tiene procedimientos y plazos diferentes. No todos los ayuntamientos tienen procedimientos estructurados, y puede ser más difícil ponerse en contacto con la persona o el departamento de vuestro interés.

Una vez solicitados los permisos, será el turno de los servicios necesarios (Policía Municipal, ambulancias) para que la carrera se organice con plenas garantías de seguridad. Por último, se valorará qué tipo de seguro contratar, aparte del de responsabilidad civil que es obligatorio.

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5) Recursos

Cerrada la fecha de la carrera, tendrás que anticiparte para obtener todos los recursos necesarios a tiempo. Algunos son imprescindibles, mientras que otros podrás incluirlos según el tipo de experiencia que quieras ofrecer al usuario.

  • Imprescindibles: cinta balizaje/vallas, dorsales, seguro de accidentes, avituallamiento, premios, arcos de señalización de salida y meta (u otras formas de señalizar), cronometraje, recursos humanos (personal antes, durante y después de la carrera para las diferentes zonas y funciones).
  • Opcionales: camisetas, material corporativo, welcome pack, personal como speaker y fotógrafos, material audiovisual (música o entretenimiento durante la carrera)

6) Comunicación con los participantes

Si, por un lado, la promoción de la carrera en medios locales y web del sector es muy importante antes del evento y después para difundir los resultados alcanzados, no hay que olvidarse de nuestro cliente principal: ¡los inscritos en la carrera!

Es importante que reciban correctamente el email de confirmación y todas las informaciones necesarias (el día del evento, las instrucciones, condiciones en caso de no participación, recogida de dorsales etc). Podrás decidir de enviar email sucesivos con noticias sobre el mundo del running, planes de entrenamientos, retos y todo lo que pueda motivar en vista al día del evento.

Además, cualquier tipo de alteración o modificación de la carrera deberá ser comunicada con antelación. ¿Y después de la carrera? Agradecer a los participantes y enviar los enlaces necesarios para consultar las marcas y el material multimedia.

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7) Después de la carrera

Una vez concluido el evento es importante recoger datos sobre los resultados y comunicar los puntos destacables de la carrera.

Es aconsejable publicar en RRSS fotos y publicaciones para agradecer a los corredores y a los patrocinadores, y difundir Notas de Prensa a los medios interesados para conseguir nuevas inversiones en futuros eventos. En este sentido es importante recopilar el feedback de los aspectos positivos y negativos.

Una buena idea es enviar una encuesta de valoración a los corredores. También es recomendable hacer una para los patrocinadores.

¿Quieres organizar una carrera popular pero no sabes por donde empezar o a quién apoyarte? En Sportmadness te ayudamos en cada paso y te permitimos de llegar en cualquier punto gracias a nuestra estructura por delegación. Dinos cual es tu objetivo y diseñaremos una carrera a medida.

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