Las 5 claves de la planificación y organización de eventos

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Un evento te permite congregar a tu público objetivo en torno a una celebración o actividad de entretenimiento. Aunque existen varios formatos y actividades sobre las cuales enfocar tu evento, hay algunas pautas que siempre deberás cumplir en su planficación y organización para que sea un éxito.

Para ser más prácticos, iremos recorriendo estos 5 pasos en base a un evento deportivo. Como en la mayoría de los grandes eventos enfocados hacia el ocio y el entretenimiento, cuando organices un evento deportivo, tendrás que centrarte en la búsqueda de patrocinadores que rentabilicen tu carrera, torneo, competición o masterclass. Además, tendrás que obtener los permisos necesarios del Ayuntamiento correspondiente o instalación para celebrarlo.

Es por ello que te recomendamos seguir estas 5 claves en base a nuestra experiencia planificando y organizando eventos deportivos. Estas, te ayudarán a focalizarte en lo más importante, mientras que el resto de tareas siguen una ejecución de forma organizada.

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1) Conoce bien el formato que vayas a ejecutar, en nuestro caso, el deporte.

No solo te enfrentas a una gran diversidad de disciplinas deportivas, sino también a una variedad de modalidades considerable. Puedes optar por un evento de corta duración, organizando desde un torneo de varios días, con sus variables correspondientes, hasta una jornada deportiva. Por otro lado, puedes optar por una competición o ranking de larga duración con varios eventos deportivos conectados entre sí.

Lo más aconsejable es que, a medida que vayas ganando experiencia, vayas probando formatos nuevos de aquellos deportes que más dominas. Posteriormente, podrás probar nuevas modalidades deportivas de la mano de expertos o profesionales de dicho deporte, que te ayuden a tener en cuenta esos detalles que los usuarios van a demandar en ese nicho deportivo.

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2. Define la figura del coordinador de tu evento o contrata a un experto.

Como comentábamos al principio, necesitarás a un responsable para aquellas tareas en las que aportes menos valor, y así centrarte en lo realmente importante, como son los patrocinios, permisos y estrategia de captación de usuarios.

Para ello, te recomendamos contratar a una persona que te de apoyo en la logística de tu evento deportivo. Sus tareas y responsabilidades deben estar definidas a la perfección:

  • Gestión de los recursos materiales, como por ejemplo, las pelotas de pádel, premios, cátering y trofeos en un torneo de pádel.
  • Montaje y desmontaje del material fundamental para la ejecución del evento, como el montaje de lonas, megafonía, vallas, arcos y balizaje de una carrera popular.
  • Gestión del personal de apoyo del evento.

En muchas ocasiones, podrás confiar estas tareas en una persona relacionada con las instalaciones en donde se celebre el evento o en un profesional del deporte en cuestión, que tenga experiencia en la planificación y organización de eventos.

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3. Establece el objetivo de tu evento antes de realizar la previsión económica.

Puedes optar por un objetivo de negocio, intentando sacar una rentabilidad económica al evento, o bien por un objetivo estratégico, con la que llegar a una gran masa de usuarios. Esta decisión vendrá determinada dependiendo de si tu objetivo es comunicar una novedad, tener más presencia de marca o sacar rendimiento económico directo de la acción.

A la hora de planificar y organizar el resto de tareas de tu evento deportivo, este objetivo marcará decisiones importantes como la de captar patrocinadores en mayor o menor medida.

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4. Piensa en la experiencia del usuario “antes, durante y después” del evento.

También conocido como “viaje del cliente” o Customer Journey, este proceso te dará las expectativas que va a tener tu usuario y en qué momentos puedes sorprenderle con algo diferente.

Ayúdate de un usuario profesional del deporte para que te diga cómo se vive desde dentro, y planifica con él todas las tareas a realizar. Será fundamental que cumplas con las expectativas en aquellos puntos críticos del evento.

5. Define y calendariza tu estrategia de captación.

Esto pasa por saber a la perfección en qué canales vas a comunicar a tus usuarios potenciales que tu evento deportivo arranca… ¿en qué medios voy a aparecer?, ¿apareceré en redes sociales con una campaña de pago o a través de los colaboradores?, ¿aplicaré algún descuento especial a usuarios que ya participaron en eventos anteriores?, ¿cuándo considero que es mi fecha límite para obtener un mínimo de participantes?

Son preguntas que deben estar contestadas al planificar y organizar tu evento deportivo, y las cuales te harán seguir un calendario organizado.

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